HHS: Civil Rights Protections and Language Access

On April 4, the Department of Health and Human Services Office for Civil Rights (OCR)  released a letter reminding states of their obligations under federal civil rights laws as they start unwinding-related renewals.

Under federal civil rights laws, states are required to take reasonable steps in communications with Medicaid and CHIP enrollees and applicants to provide meaningful language access for individuals with disabilities.  These services must be provided free of charge and in a timely manner.

Reasonable steps to provide meaningful language access may include:

• Translating documents written in English, such as notices pertaining to renewals and other eligibility actions during the unwinding period, by a qualified translator
• Provision of oral language assistance from a qualified interpreter, either in person or using remote communication technology like telephone, internet, or video.

Effective communication might require providing appropriate auxiliary aids and services, such as:

• Braille
• Large print
• Captioning
• Plain language explanations
• Qualified sign language interpreters
• Qualified readers
• Qualified speech-to-speech transliterators
• Accessible websites

HHS: PROTECCIONES DE DERECHOS CIVILES Y ACCESO LINGÜÍSTICO

El 4 de abril, la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del Departamento de Salud y Servicios Humanos publicó una carta recordando a los estados sus obligaciones en virtud de las leyes federales de derechos civiles a medida que comienzan a cancelar las renovaciones relacionadas.

De acuerdo con las leyes federales de derechos civiles, los estados deben tomar medidas razonables en las comunicaciones con los afiliados y solicitantes de Medicaid y CHIP para brindar un acceso lingüístico significativo a las personas con discapacidades. Estos servicios deben prestarse de forma gratuita y en el momento oportuno.

Los pasos razonables para proporcionar un acceso lingüístico significativo pueden incluir:

Traducir documentos escritos en inglés, como avisos relacionados con renovaciones y otras acciones de elegibilidad durante el período de cancelación, por un traductor calificado

Provisión de asistencia de lenguaje oral de un intérprete calificado, ya sea en persona o utilizando tecnología de comunicación remota como teléfono, Internet o video.

La comunicación efectiva puede requerir la provisión de ayudas y servicios auxiliares apropiados, tales como:

Braille

letra grande

subtítulos

Explicaciones en lenguaje sencillo

Intérpretes cualificados de lengua de signos

Lectores calificados

Transliteradores de voz a voz calificados

Sitios web accesibles